この記事の要点を、先に図解感覚でつかめるようにまとめています。
命名、組織部門、グループ、管理者を決めます。
マイドライブと共有ドライブの使い分けを決めます。
停止、データ移管、メール、端末処理を決めます。
導入前に運用を決める
料金プランや移行作業だけでなく、誰が管理し、どこへファイルを置き、外部共有をどう扱うかを先に決めます。設定より運用ルールのほうが後から変更しにくい場合があります。
完璧な規程は不要です。入社、日常共有、退職の3場面で必要な判断を短いチェックリストにします。
アカウントと管理者
氏名変更や再雇用も考えてメールアドレス命名を決め、組織部門とグループの使い方を整理します。個人アカウントを業務に使わないことも明確にします。
特権管理者を一人に集中させず、多要素認証、緊急時のアクセス、操作記録を確認します。日常管理用と強い権限を分けます。
マイドライブと共有ドライブ
会社の継続利用が必要なデータは、個人所有になりやすいマイドライブではなく、共有ドライブを中心に検討します。部門、案件、外部共有の単位で権限を設計します。
フォルダを細かく分けすぎると管理が複雑になります。誰が追加・削除できるか、社外共有を誰が承認するかを決めます。
セキュリティと端末
多要素認証、外部アプリ連携、転送、共有、モバイル端末、退職者セッションを確認します。契約エディションにより利用できる管理機能は異なります。
ポリシーを厳しくするだけでなく、現場が安全に共有できる標準手順を用意します。禁止だけでは個人サービス利用へ流れることがあります。
移行と退職者対応
既存メールとファイルの移行範囲、切替日、DNS、問い合わせ窓口を決めます。少人数で先行利用し、問題を修正してから全社展開します。
退職時はアクセス停止、セッション、端末、Gmail、Drive、カレンダー、グループを確認し、削除前にデータ移管またはアーカイブ方針を実行します。
導入時に決めること
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この記事に関するよくある質問
Google Workspaceの悩みは、相談だけでも整理できますか？
はい。委託や実務支援を始める前の段階でも、現状整理、優先順位付け、ベンダー提案確認のような相談から始められます。
Lite と Office はどう使い分ければよいですか？
判断整理や壁打ちが中心なら Lite、設定変更や継続運用、問い合わせ対応まで必要なら Office が向いています。
依頼内容がまだ曖昧でも相談できますか？
できます。何が課題か言い切れない段階でも、困っていることや止まっている判断を共有いただければ、論点整理から進められます。
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